큰돈 들여 만든 대시보드, 왜 아무도 안 볼까요?

대시보드를 주문했더니 지표 정의 문서부터 나오는 이유를 설명합니다. 지표 정의 문서에 담기는 내용, 견적서에서 확인할 항목, 비용 기준을 설명합니다.

대시보드를 만들어 달라고 의뢰했는데 개발사에서 가장 먼저 받은 문서가 지표 정의 문서였다면 당황스러우실 수 있습니다. 대시보드는 매출이나 재방문 건수 같은 숫자를 한 화면에 모아 보여 주는 관리자 화면입니다. 그 숫자 하나하나를 지표라고 부릅니다. 화면 비용을 내는데 문서가 먼저 나오니 견적서에 불필요한 항목이 붙었다고 느끼실 수 있습니다.

그러나 큰 비용을 들여 완성한 대시보드를 직원이 열지 않는 일은 화면의 모양보다 숫자의 뜻이 정해지지 않은 데서 생기기도 합니다. 견적서에서 낯설게 보이던 지표 정의 항목은 직원이 열지 않는 이유와 이어져 있습니다.

대시보드가 완성됐는데 회의 때는 왜 다시 표 문서를 엽니까?

영업팀이 화면에 나온 이번 달 매출을 말하면 재무팀이 가진 표 문서의 매출과 숫자가 다릅니다. 영업팀은 주문을 받은 날을 기준으로 더했고 재무팀은 돈이 들어온 날을 기준으로 더했기 때문입니다. 어느 쪽도 계산을 틀리게 한 것은 아닙니다.

숫자가 다르면 회의의 첫 시간은 어느 숫자가 맞는지 확인하는 데 쓰입니다. 직원은 화면보다 익숙한 표 문서를 다시 열고 부서마다 가진 표를 서로 대조합니다. 그러는 동안 대시보드를 열어 보는 사람은 점점 줄어듭니다.

대표님 입장에서는 화면을 만드는 데 큰 비용이 들었는데 회의 모습이 달라지지 않은 셈입니다. 화면이 주문과 입금 기록을 정확히 가져와 보여 주고 있어도 상황은 같습니다. 주문일과 입금일 가운데 무엇을 매출이라 부를지가 정해지지 않았기 때문입니다.

직원이 대시보드를 열지 않는 원인이 화면 구성에 있는지 숫자의 뜻에 있는지는 회의에서 어느 자료를 먼저 펼치는지로 구분됩니다. 대시보드가 있는데도 표 문서를 먼저 연다면 숫자의 뜻이 원인일 수 있습니다. 이때 화면 디자인만 바꾸면 같은 다툼이 다시 생길 수 있습니다.

개발사는 왜 화면보다 지표 정의 문서를 먼저 내밉니까?

지표 정의 문서는 같은 지표가 보고서마다 다른 숫자로 나오지 않도록 기준을 한 곳에 모아 둔 문서입니다. 매출을 주문일로 더할지 입금일로 더할지가 적혀 있지 않으면 영업팀과 재무팀이 각자의 기준으로 계산합니다. 화면을 먼저 만들면 한쪽 기준만 화면에 담기고 다른 부서는 자기 표 문서를 계속 씁니다.

문서에는 지표를 쉬운 말로 풀어 쓴 정의와 계산 공식이 들어갑니다. 소수점 아래를 어떻게 반올림할지와 매일 계산할지 매주 계산할지도 함께 적습니다. 매출이라면 취소된 주문을 뺄지 말지도 문서에서 정해집니다.

지표마다 그 뜻에 책임지는 사업 쪽 담당자가 한 명 있어야 합니다. 매출의 기준은 영업과 재무를 아는 사람이 정할 일이기 때문입니다. 개발사는 정해진 기준을 계산식으로 옮겨 화면에 구현합니다.

지표 정의를 하나로 통일해 두면 회의가 시작되기 전에 숫자를 두고 벌이는 다툼의 상당 부분이 사라질 수 있습니다. 직원이 화면을 믿고 열어 보려면 숫자의 뜻이 먼저 같아져야 합니다. 지표 정의 문서가 화면 제작보다 앞에 놓이는 까닭입니다.

표의 칸 이름을 설명한 문서가 있으면 지표 정의 문서는 없어도 됩니까?

칸 이름을 설명한 문서와 지표 정의 문서는 적는 내용이 서로 다릅니다. 칸 이름을 설명한 문서는 데이터 사전이라고 부르며 저장된 자료의 칸마다 이름과 담긴 내용을 적습니다. 예를 들어 주문 기록에 금액 칸과 날짜 칸이 있다는 사실을 알려 줍니다.

지표 정의는 그 칸들로 숫자를 어떻게 계산할지 적은 문서입니다. 금액 칸과 날짜 칸이 있어도 매출을 날짜 기준으로 더할지 환불을 뺄지는 칸 설명서에 나오지 않습니다. 계산 방식은 지표 정의 문서에만 적힙니다.

칸 설명서만 있고 지표 정의가 없으면 화면에 올릴 숫자의 기준을 개발자가 임의로 정하게 됩니다. 그렇게 만든 화면은 개발자가 짐작한 기준으로 계산되므로 부서의 기준과 어긋날 수 있습니다. 어긋난 숫자는 앞서 본 회의 장면을 다시 만듭니다.

자료 칸 설명서와 지표 정의 문서는 서로 대신할 수 없으므로 견적서에서 각각 따로 확인할 항목입니다. 칸 설명서는 있는데 지표 정의가 없는 경우도 있고 그 반대도 있습니다. 어느 쪽이 빠져 있는지는 항목 이름만으로 알기 어려워 내용을 물어봐야 합니다.

지표 정의 문서를 받은 뒤 대시보드는 어떤 순서로 만들어집니까?

화면을 만드는 일은 지표를 정하고 숫자를 모으는 방법을 설계한 다음 단계입니다. 순서는 다음과 같습니다.

1. 핵심 지표(KPI)와 위계를 정합니다. 핵심 지표는 회사가 가장 먼저 보는 숫자이고 위계는 그 숫자 아래에서 원인을 설명하는 숫자를 나누는 일입니다.

2. 숫자를 모으는 방법을 설계합니다. 주문과 방문 기록처럼 여러 곳에 쌓이는 자료를 대시보드로 모읍니다.

3. 대시보드 화면을 설계하고 구축합니다. 정해진 지표를 화면에 배치하고 실제로 동작하게 만듭니다.

4. 이상 감지와 알림 규칙을 정합니다. 숫자가 정해 둔 범위를 벗어나면 담당자에게 알리는 규칙입니다.

위계가 정해지면 화면 첫 장에 먼저 볼 숫자만 놓을 수 있습니다. 직원은 많은 숫자 앞에서 무엇부터 읽을지 고민하지 않아도 됩니다.

이상 감지 규칙은 지표 정의가 있어야 만들 수 있습니다. 어느 범위를 벗어난 숫자를 알릴지는 그 지표를 어떻게 계산하는지에 따라 달라지기 때문입니다. 규칙이 없으면 문제가 생긴 뒤에야 알게 되는 일이 이어질 수 있습니다.

화면 구축은 지표 정의 다음 단계이므로 견적서에 화면 항목만 적혀 있다면 지표를 누가 정하는지가 아직 비어 있다는 뜻일 수 있습니다. 화면이 먼저 완성되고 지표 정의가 나중에 따라오면 완성된 화면을 다시 수정해야 할 수 있습니다.

견적서에 지표 정의와 이상 감지 규칙 항목이 있는지는 어떻게 확인합니까?

항목 이름을 찾는 데서 끝내지 않고 각 항목이 어떤 결과물로 남는지 물어보면 됩니다. 견적서에는 「지표 체계 정의」나 「이상 감지 규칙 정의」 같은 이름으로 적힐 수 있습니다. 이름이 비슷해도 어디까지 포함하는지는 개발사마다 다를 수 있습니다.

개발사에 다음 세 가지를 물어보시면 됩니다.

1. 지표 정의 항목이 있는지 묻습니다. 없다면 화면에 올릴 숫자의 기준을 누가 어떻게 정하는지 함께 묻습니다.

2. 지표 정의가 문서로 남는지 묻습니다. 지표마다 담당자 이름이 적히는지도 문서를 보면 알 수 있습니다.

3. 이상 감지 규칙이 어디까지인지 묻습니다. 알릴 범위의 기준과 알림을 받을 사람까지 정하는지 화면 표시만 하는지에 따라 범위가 달라집니다.

답변이 모호하면 견적서의 범위가 화면 제작까지일 수 있습니다. 그때는 지표 정의와 이상 감지 규칙을 다른 방식으로 정할지 개발사와 이야기해 볼 수 있습니다.

견적서 항목의 이름보다 그 항목을 마쳤을 때 어떤 문서와 규칙이 남는지가 업체를 비교하는 기준입니다.

비용은 무엇에 따라 달라집니까?

정해진 가격표는 없고 다음 네 가지에 따라 범위가 달라지므로 상담 후 견적으로 안내합니다.

1. 보려는 지표의 개수와 지표 사이의 위계: 먼저 보는 숫자와 그 아래 숫자가 얼마나 많은지

2. 숫자가 쌓여 있는 곳의 수와 형태: 주문 시스템에 있는지 표 문서에 흩어져 있는지

3. 이상 감지와 알림 여부: 알림을 둘지와 누구에게 알릴지

4. 보는 사람별 범위: 직원마다 볼 수 있는 지표를 나눌지

보려는 지표와 숫자가 쌓인 곳, 알림 여부, 보는 사람의 범위를 알려 주시면 견적 범위를 잡을 수 있습니다.

문의하면 어떤 순서로 진행됩니까?

문의 후 순서는 다음과 같습니다.

1. 문의를 남기시면 지금 보려는 숫자와 숫자가 쌓인 곳을 중심으로 상담합니다.

2. 상담 내용에 맞춰 범위와 견적을 안내합니다. 견적을 보시고 진행할지는 고객이 정하시면 됩니다.

3. 진행하시기로 하면 지표를 정한 뒤 대시보드를 제작합니다.

4. 숫자가 모이는 장치와 계정을 고객에게 넘겨드립니다.

그래서 대시보드 견적서에서 지표 정의 항목을 확인할 만한 때는 언제입니까?

같은 지표의 숫자가 부서마다 다르게 나온 적이 있다면 지표 정의 항목을 확인할 만합니다. 회의 전에 표 문서를 대조하는 시간이 따로 드는 회사도 마찬가지입니다. 이런 회사라면 지표 정의 항목이 어디까지 포함되는지 개발사에 물어보시면 됩니다.

반대로 보는 지표가 적고 숫자가 한 곳에서만 나온다면 지표 정의 문서는 짧게 끝날 수 있습니다. 짧은 문서라도 매출 같은 숫자의 기준이 적혀 있는지는 물어볼 수 있습니다.