엑셀로 관리하던 고객 정보, 사이트로 옮기기 전에 정할 것

엑셀 손님 명단을 사이트로 옮기기 전에 데이터 구조를 먼저 정하는 이유를 설명합니다. 엑셀과 데이터베이스의 차이, 견적서에서 확인할 데이터 구조 설계 항목, 비용 기준을 설명합니다.

견적서에 화면과 기능은 줄마다 이름이 있는데 손님 정보를 저장하는 방식에 관한 줄은 없거나 무슨 뜻인지 알기 어려울 수 있습니다. 쓰시던 엑셀 손님 명단을 사이트로 옮기는 일이라면 파일을 올리면 끝날 것 같습니다. 그런데 눈에 보이지도 않는 부분에 왜 비용이 붙는지 궁금하실 수 있습니다.

데이터 구조는 손님 정보를 어떤 칸으로 나누고 칸끼리 어떻게 연결할지 미리 정해 둔 설계입니다. 업체에 따라 견적서에는 데이터 구조 설계나 데이터 모델이라는 이름으로 적습니다. 완성된 사이트에서는 직접 보이지 않지만 손님 정보가 어떤 규칙으로 쌓이는지가 데이터 구조에서 정해집니다.

엑셀 명단을 그대로 사이트에 옮기면 어떤 일이 생깁니까?

옮긴 직후에는 아무 문제가 보이지 않습니다. 엑셀에 있던 이름과 연락처, 시공 내역이 사이트 화면에 그대로 나오기 때문입니다. 문제는 사이트를 쓰기 시작하고 같은 손님이 다시 찾아올 때 나타납니다.

지난해 욕실을 시공한 손님이 올해 사이트의 문의 폼으로 주방 시공을 문의합니다. 사이트가 이미 명단에 있는 손님을 알아보지 못하면 새 손님으로 한 줄을 더 만듭니다. 그러면 같은 손님이 명단에 두 줄로 남고 시공 내역도 줄마다 따로 쌓입니다.

연락처가 바뀌었을 때도 같은 일이 생길 수 있습니다. 손님이 새 번호를 알려 주면 영업 담당 직원은 사이트의 한 곳을 수정하지만 현장 담당 직원이 보는 다른 곳에는 예전 번호가 남을 수 있습니다. 그 결과 영업 담당은 새 번호로 연락하고 현장 담당은 예전 번호로 전화해 연결되지 않습니다.

학원과 병원에서도 같은 장면이 나옵니다. 학부모가 자녀를 여러 명 등록하면 학부모 정보를 여러 번 적게 되고 환자가 가족과 함께 예약하면 연락처가 여러 줄에 나뉘어 적힙니다. 사이트를 연 뒤에 알게 되면 이미 쌓인 자료를 합치는 작업이 따로 생깁니다.

엑셀에서는 괜찮던 명단이 사이트에서는 왜 문제가 됩니까?

엑셀에는 줄을 서로 구별하는 규칙이 없어서 직원의 눈이 그 역할을 해 왔기 때문입니다. 직원은 이름과 연락처를 보고 같은 손님인지 판단해 새 줄을 만들지 기존 줄을 수정할지 정했습니다. 그 판단은 직원의 습관으로 이어져 왔을 뿐 파일 안에는 적혀 있지 않습니다.

데이터베이스는 정보를 정해진 칸과 규칙으로 보관하는 저장 공간입니다. 데이터베이스에서는 각 줄을 서로 구별하는 고유한 값을 붙이는데 이 값을 기본키라고 부릅니다. 엑셀에는 이런 제약이 없어서 같은 손님이 두 줄이 되어도 파일에 그대로 저장됩니다.

사이트에서는 손님이 직접 정보를 입력하고 여러 직원이 같은 정보를 동시에 봅니다. 직원이 눈으로 확인하던 단계가 사라지므로 같은 손님인지 구별하는 규칙을 사이트에 미리 넣어 두어야 합니다. 그 구별 규칙을 적은 설계가 데이터 구조입니다.

데이터 구조는 정보를 어떤 칸에 어떻게 나누어 둘지 정한 설계일 뿐 손님 정보 자체를 담고 있지는 않습니다. 데이터 구조는 손님 정보가 아니라 정보를 넣을 칸과 규칙이어서 완성된 화면에서는 눈에 띄지 않습니다. 그래서 견적서에서도 결과물이 눈에 보이지 않는 항목으로 남습니다.

화면과 기능은 칸과 규칙 위에 만들어집니다. 그래서 개발사는 화면을 그리기 전에 칸부터 설계해야 하고 그 설계 시간에 비용이 붙습니다. 칸이 정해지지 않은 채 화면부터 만들면 칸이 바뀔 때마다 이미 만든 화면과 기능을 수정해야 합니다.

엑셀 명단은 사이트로 옮기기 전에 어떤 순서로 점검합니까?

엑셀 파일을 열어 열 이름을 하나씩 읽는 일부터 시작합니다. 열마다 무슨 정보를 담고 업무에서 누가 쓰는지 적어 두면 개발사와 이야기할 재료가 됩니다. 순서는 다음과 같습니다.

1. 열마다 담긴 정보를 적고 사이트에서도 필요한지 표시합니다.

2. 한 손님에게 여러 건이 붙는 열을 찾아 따로 표시합니다. 시공 내역이나 예약 기록이 그런 열입니다.

3. 손님 한 사람을 구별하는 기준을 정합니다.

4. 같은 정보가 여러 파일에 적혀 있는지 확인하고 원본으로 삼을 한 곳을 정합니다.

한 손님에게 여러 건이 붙는 열은 손님 칸과 시공 칸으로 나누고 시공 칸에 손님 번호를 적어 연결하는 방식으로 설계합니다. 이렇게 나누면 손님 정보는 한 곳에만 있고 시공은 몇 건이든 같은 손님에게 붙습니다.

구별 기준을 이름으로 정하면 이름이 같은 다른 사람이 한 손님으로 합쳐질 수 있습니다. 연락처로 정하면 번호가 바뀐 손님이 새 손님으로 등록됩니다. 그래서 이름이나 연락처와 별개로 손님마다 고유한 번호를 붙이는 방식을 쓰기도 합니다.

같은 정보가 여러 파일에 적혀 있다면 어느 파일이 최신인지부터 확인합니다. 스프레드시트에서는 한 곳에만 있어야 할 같은 데이터가 여러 곳에 입력되는 문제가 생깁니다. 영업 파일과 현장 파일처럼 파일이 나뉘어 있다면 연락처를 서로 비교해 보시면 됩니다.

이 점검에는 개발 지식이 필요하지 않습니다. 열마다 업무에서 쓰는지 판단할 수 있는 사람은 개발자가 아니라 명단을 매일 쓰는 직원이기 때문입니다. 점검한 내용을 개발사에 전달하면 개발사가 그 설명을 데이터 구조로 바꿉니다.

손님 정보를 누가 보고 수정하는지는 견적을 받기 전에 정해 두어야 합니까?

직원별로 볼 수 있는 손님 정보의 범위를 먼저 정해 두시면 개발사가 같은 조건으로 견적 범위를 잡을 수 있습니다. 예를 들어 영업 담당은 연락처와 거래 내역을 보고 현장 담당은 주소와 시공 일정만 보도록 나눌 수 있습니다. 보는 범위가 나뉠수록 칸마다 누가 볼 수 있는지 적는 설계가 늘어납니다.

손님이 탈퇴하거나 거래가 끝났을 때 기록을 어떻게 다룰지도 미리 정할 항목입니다. 정보를 지우면 지난 시공 내역과 정산 기록이 함께 사라지고 남기면 개인정보를 어디까지 보관할지가 문제가 됩니다. 업종과 내부 방침에서 나오는 결정이므로 고객의 업무를 기준으로 정하시면 됩니다.

엑셀에 쌓인 과거 자료를 어디까지 사이트로 옮길지도 정할 항목입니다. 옮길 범위가 넓어질수록 칸이 맞지 않는 오래된 자료를 하나씩 맞추는 작업이 늘어납니다. 최근 거래만 옮기고 나머지는 엑셀 파일로 보관하는 방식도 선택할 수 있습니다.

쓰고 있는 다른 프로그램과 오가는 정보가 있는지도 확인합니다. 회계 프로그램이나 예약 프로그램에서 손님 이름을 가져다 쓴다면 사이트의 칸과 그 프로그램의 칸이 서로 맞아야 합니다. 업무 규칙을 말로만 전달하면 개발사마다 해석이 달라질 수 있고 그러면 견적도 서로 다른 범위를 전제로 나올 수 있습니다.

받은 견적서에서 데이터 구조 설계 항목은 어떻게 확인합니까?

데이터 구조 설계나 데이터 모델이라는 줄이 있는지부터 보시고 있다면 그 줄이 어디까지를 포함하는지 물어보시면 됩니다. 줄 이름은 업체마다 다를 수 있으므로 이름보다 하는 일을 기준으로 확인하는 편이 정확합니다.

줄이 보이지 않는다고 설계가 없다는 뜻은 아닙니다. 기능 개발 같은 다른 줄에 포함되어 있을 수 있기 때문입니다. 포함되어 있다면 그 안에서 설계가 어디까지인지 개발사에 확인하시면 됩니다.

개발사에 물어볼 내용은 다음과 같습니다.

1. 데이터 구조 설계의 결과물이 문서로 남는지 묻습니다.

2. 문서에 칸의 이름과 칸 사이의 연결이 적히는지 묻습니다.

3. 기존 엑셀 자료를 옮기는 일이 범위에 들어 있는지 묻습니다.

4. 다른 개발사에 문서를 넘겨도 읽을 수 있는지 묻습니다.

문서가 남지 않으면 설계 내용이 개발자 한 사람의 기억에만 있게 됩니다. 담당자나 개발사가 바뀔 때 설계를 처음부터 다시 파악해야 합니다. 문서가 있으면 회원 기능이나 예약 기능을 추가할 때도 같은 칸 위에서 이어 만들 수 있습니다.

견적서에서는 데이터 구조 설계 항목이 있는지와 함께 결과물이 문서로 남는지를 물어보시면 됩니다. 엑셀 자료를 옮기는 일이 범위 밖이라면 그 작업을 누가 맡는지 개발사에 물어 두시면 됩니다. 그러면 추가 비용이 생기는 지점을 미리 알 수 있습니다.

비용은 무엇에 따라 달라집니까?

정해진 가격표는 없고 아래 기준에 따라 범위가 달라지기 때문에 상담 뒤 견적으로 안내합니다.

1. 옮길 엑셀 파일이 하나인지 여러 개인지

2. 같은 손님 정보가 여러 파일에 중복되어 있는지

3. 한 손님에게 붙는 정보의 종류: 시공 내역, 예약, 결제 등

4. 손님 정보를 보는 사람이 한 부서인지 여러 부서와 손님 본인까지인지

5. 과거 자료를 어디까지 옮기는지

엑셀 파일과 사용하는 부서만 알려 주셔도 상담에서 나머지 기준을 확인하며 범위를 잡을 수 있습니다.

문의하면 어떤 순서로 진행됩니까?

견적을 받아 보고 진행 여부를 정하는 순서가 중간에 있습니다.

1. 고객이 문의를 남깁니다.

2. 엑셀 파일과 사용하는 부서, 사이트로 하려는 일을 중심으로 상담합니다.

3. 상담 내용에 맞춰 범위와 견적을 안내합니다. 견적을 보시고 진행할지는 고객이 정하시면 됩니다.

4. 진행하시기로 하면 데이터 구조를 설계한 뒤 사이트를 제작합니다.

5. 프로젝트 종료 후에 만든 사이트와 계정을 고객에게 넘겨드립니다.

그래서 엑셀 명단을 옮기기 전에 데이터 구조 설계를 따로 확인해야 합니까?

손님이 사이트에서 직접 정보를 입력하거나 직원이 사이트에서 정보를 수정한다면 데이터 구조는 별도로 확인할 항목입니다. 여러 업체의 견적을 놓고 비교 중이라면 업체마다 데이터 구조 설계를 범위에 넣었는지 먼저 맞춰 보시면 금액 차이의 원인을 확인할 수 있습니다. 반대로 사이트에서 명단을 읽기만 한다면 설계 범위는 작아질 수 있습니다.