노션으로 버티는 회사, 대시보드가 필요해지는 순간은 언제일까요?

노션으로 정리해도 팀이 커지면 운영 현황이 한눈에 안 보이는 이유를 설명합니다. 노션으로 충분한 범위, 대시보드가 필요해지는 시점, 판단 기준을 알려 드립니다.

월요일 아침 회의 전에 노션을 엽니다. 프로젝트 페이지에서 진행 상황을 보고 고객 목록에서 새 문의를 확인하고 일정 보드에서 밀린 일을 찾습니다. 페이지마다 정리는 잘 되어 있는데 회사 전체가 지금 어떤 상태인지는 머릿속에서 직접 합쳐야 합니다.

노션으로 충분한지 별도 대시보드가 필요한지는 팀 규모만으로 정해지지 않습니다. 대시보드는 목표를 이루는 데 가장 중요한 정보를 그림과 표로 보여 주는 화면입니다. 노션이 어디까지 해 주고 어디부터 한계가 되는지 알면 도입 여부를 차분히 판단하실 수 있습니다.

노션은 잘 정리되어 있는데 왜 회의 전에 숫자를 다시 맞추게 됩니까?

고객이 시공 회사를 운영하신다고 해 보겠습니다. 영업 담당은 고객 목록에 문의를 적고 현장 팀장은 일정 보드에 공정을 올리며 경리 담당은 입금 내역을 별도 페이지에 남깁니다. 각자 맡은 페이지는 최신 상태로 유지하고 있습니다.

회의 전에 고객이 알고 싶으신 것은 진행 중인 현장 가운데 일정이 밀린 곳과 의뢰인 입금이 늦어진 곳입니다. 두 정보는 일정 보드와 입금 페이지에 나뉘어 있어서 직원에게 따로 물어야 맞출 수 있습니다. 답을 받아 한 장으로 합치는 동안 회의 시간이 다가옵니다.

팀이 작을 때는 고객이 업무를 직접 알고 계셔서 이런 확인이 필요하지 않습니다. 팀이 커지면 고객이 열어 본 적 없는 페이지가 생기고 현황을 맞추는 시간이 길어집니다. 팀이 커질수록 페이지마다 최신 상태인데도 회사 전체의 현황을 보여 주는 곳은 없는 상태가 됩니다.

학원도 같은 일을 겪습니다. 상담 신청과 수강생 출결, 수납이 각각 다른 페이지에 쌓이기 때문입니다. 원장이 이번 달 등록으로 이어진 상담이 얼마나 되는지 보려면 상담 페이지와 수납 페이지를 번갈아 열어 대조해야 합니다.

홈페이지를 운영 중이라면 한 가지가 더 있습니다. 홈페이지로 들어온 문의를 직원이 노션 표에 옮겨 적고 있다면 옮기는 시점에 따라 현황 숫자가 달라집니다. 같은 숫자를 두 곳에 적는 일이 늘수록 어느 쪽이 맞는지 따져 보는 일도 늘어납니다.

노션 데이터베이스를 연결했는데도 현황이 한 번에 모이지 않는 이유는 무엇입니까?

업무 종류마다 데이터베이스를 따로 만들어 두었기 때문일 수 있습니다. 데이터베이스는 노션에서 고객 목록이나 일정처럼 같은 형식의 정보를 표로 쌓아 두는 기능입니다. 고객 목록과 프로젝트, 입금 내역을 각각 만들었다면 서로 떨어진 표가 각각 생깁니다.

떨어진 표를 잇는 기능이 관계 속성(relation)입니다. 관계 속성은 서로 다른 데이터베이스의 항목끼리 관계를 표현하는 기능이어서 고객 항목에 그 고객의 프로젝트를 연결해 둘 수 있습니다. 연결해 두면 표를 오가며 찾는 수고는 줄어듭니다.

연결된 항목의 값을 읽어 오는 속성이 롤업(rollup)입니다. 롤업은 관계로 바로 연결된 페이지의 일반 속성과 수식만 읽을 수 있고 다른 롤업은 읽지 못합니다. 읽을 수 있는 범위가 한 단계로 정해져 있다는 뜻입니다.

고객에서 프로젝트로 이어지고 프로젝트에서 업무로 이어지는 구조를 생각해 보겠습니다. 고객별 지연 업무를 보려면 프로젝트에서 업무 숫자를 먼저 모으고 그 값을 고객 항목에서 다시 읽어야 합니다. 고객 항목은 프로젝트의 롤업 값을 읽지 못하므로 다른 방법이 필요해집니다.

숫자가 노션 밖에 있으면 사정이 더 달라집니다. 회계 프로그램이나 홈페이지 관리자 화면에 쌓이는 숫자는 노션 표에 옮겨 적어야 현황에 들어옵니다. 노션 안에서 바로 연결된 한 단계까지는 숫자를 모을 수 있지만 여러 단계로 이어진 숫자와 노션 밖의 숫자는 롤업만으로 모으지 못합니다.

대시보드가 필요한지는 어떤 순서로 판단합니까?

노션 안에서 먼저 대시보드를 만들어 보고 회의 질문에 답이 나오는지 확인하는 순서입니다. 노션도 대시보드를 지원하기 때문에 별도 개발 전에 가능한 범위를 직접 볼 수 있습니다.

노션은 여러 데이터베이스의 차트를 한 페이지에 모아 대시보드를 만들 수 있습니다. 대시보드 보기에는 차트와 표, 보드, 캘린더, 타임라인 같은 위젯을 한 화면에 배치할 수 있으므로 판단은 대시보드 보기로 어디까지 되는지 확인한 뒤에 시작합니다.

1. 회의에서 고객이 묻는 현황 질문을 종이에 적습니다. 진행 중인 건, 늦어진 건, 새로 들어온 문의 같은 질문입니다.

2. 질문마다 답이 들어 있는 데이터베이스를 표시합니다.

3. 노션 대시보드 보기에 위젯을 배치하고 질문마다 답이 나오는지 봅니다.

4. 답이 나오지 않는 질문은 원인을 적습니다. 숫자가 노션 밖에 있는지 연결 단계가 여러 겹인지 입력이 늦는지를 구분합니다.

노션 대시보드 보기로 회의 질문에 답이 나오는지 먼저 확인하면 별도 대시보드가 필요한지 근거를 갖고 판단할 수 있습니다. 질문 전부에 답이 나온다면 노션에서 멈춰도 됩니다.

원인이 입력이 늦는 데 있다면 대시보드보다 입력 담당과 입력 시점을 정하는 일이 먼저입니다. 원인이 노션 밖의 숫자나 여러 겹의 연결에 있다면 노션 화면을 다듬어도 풀리지 않을 수 있습니다.

대시보드에 올릴 숫자는 무엇을 기준으로 정합니까?

화면을 만들기 전에 정해 둘 것은 올릴 숫자의 종류와 숫자의 기준, 숫자를 보는 사람입니다. 노션 대시보드를 쓰든 별도 대시보드를 만들든 같은 순서로 정하시면 됩니다.

1. 올릴 숫자의 종류: 전략 대시보드는 사업 전체를 조망해 조직의 전반적인 상태를 한눈에 파악하게 해 주는 대시보드입니다. 대표용 화면을 이렇게 만들 생각이라면 부서별 세부 숫자보다 회사 전체를 대표하는 숫자를 고릅니다.

2. 숫자의 기준: 「진행 중」이 계약한 시점부터인지 착공한 시점부터인지를 적어 둡니다. 기준이 부서마다 다르면 같은 이름의 숫자가 서로 다른 값으로 보고됩니다.

3. 숫자를 보는 사람: 대표만 보는 숫자와 팀장이 보는 숫자, 직원이 보는 숫자를 나눕니다. 입금 내역처럼 일부 직원만 봐야 하는 정보가 있는지도 이때 확인됩니다.

「진행 중」 같은 말의 뜻을 먼저 정해 두어야 영업팀과 현장팀이 같은 숫자를 보고 회의합니다. 기준이 문서로 남아 있으면 담당자가 바뀌어도 숫자의 뜻이 달라지지 않습니다.

기준을 정하다 보면 지금 아무도 기록하지 않는 숫자가 드러나기도 합니다. 그 숫자를 새로 기록할지 화면에서 뺄지는 고객이 정하시면 됩니다.

비용은 무엇에 따라 달라집니까?

정해진 가격표는 없습니다. 아래 항목에 따라 범위가 달라지기 때문에 상담 후에 견적으로 안내합니다.

1. 올릴 숫자가 얼마나 많은지: 회사 전체 숫자만 보는지 부서별 상세까지 보는지

2. 숫자가 쌓이는 곳: 노션만인지 회계 프로그램이나 홈페이지 관리자 화면까지 포함하는지

3. 화면을 보는 사람: 대표만 보는지 팀장과 직원도 보는지, 사람마다 보는 숫자가 다른지

4. 이상 알림: 정해 둔 범위를 벗어난 숫자를 알아차리는 규칙이 필요한지

5. 숫자 기준의 정리 정도: 지표 정의가 이미 있는지 처음부터 정해야 하는지

이 항목을 알려 주시면 범위를 잡을 수 있고 견적은 그 범위에 맞춰 안내합니다.

문의하면 어떤 순서로 진행됩니까?

문의에서 인계까지 다섯 단계로 진행합니다.

1. 고객이 문의를 남깁니다.

2. 상담에서 현재 쓰시는 도구와 보고 싶은 숫자를 듣습니다.

3. 상담 내용에 맞춰 범위와 견적을 안내합니다. 견적을 보시고 진행할지는 고객이 정하시면 됩니다.

4. 진행하시기로 하면 대시보드와 필요한 자동화를 제작합니다.

5. 프로젝트를 마치면 장치와 계정을 고객에게 넘겨드립니다.

그래서 노션으로 충분합니까 별도 대시보드가 필요합니까?

현황을 만드는 데 걸리는 시간이 현황을 보고 판단하는 시간보다 길어졌거나 문제를 회의에서야 알게 된다면 별도 대시보드를 알아볼 만합니다. 반대로 노션 대시보드 보기로 회의 질문에 답이 나오고 입력 담당이 정해져 있다면 노션만으로 충분합니다. 팀이 커지는 속도에 따라 그 판단은 달라질 수 있으니 분기마다 한 번씩 같은 질문으로 다시 살펴보시면 됩니다.