AI 에이전트 도입, 회사 업무 정리가 먼저입니다

AI 에이전트 도입 전에 맡길 업무 정리가 먼저인 이유를 설명합니다. AI 에이전트의 뜻, 우리 회사에 맞는지 보는 기준, 도입 방법, 도입 뒤 확인 방법을 다룹니다.

저녁 업무를 마치고 나서야 블로그 창을 여는 날이 있으십니까? 낮에는 손님 응대와 직원 지시로 시간이 지나가고 밤이 되어서야 글 한 편을 쓰기 시작합니다. 이런 날이 이어지면 AI 에이전트를 도입해 일을 맡기고 싶어지는 것이 자연스럽습니다.

다만 AI 에이전트 도입은 프로그램을 고르는 일보다 맡길 업무를 정리하는 일에서 시작합니다. 어떤 일을 어떤 순서로 처리하는지 적혀 있어야 AI 에이전트에게 맡길 수 있기 때문입니다. 이 글은 AI 에이전트가 무엇인지부터 설명합니다. 이어서 우리 회사에 맞는지와 도입 방법, 도입한 뒤의 확인 방법을 순서대로 설명합니다.

AI 에이전트는 무엇이고 업무 정리와 어떤 관계입니까?

AI 에이전트는 AI가 일의 진행 과정과 도구 사용을 스스로 정하는 시스템입니다. AI 모델 개발사 Anthropic(앤트로픽)은 AI 에이전트와 워크플로를 구분합니다. 워크플로는 사람이 정해 둔 순서에 따라 AI와 도구가 움직이는 방식입니다.

문의 접수를 예로 들면 차이가 보입니다. 접수 내용을 종류별로 나누고 담당자에게 전달하는 순서를 사람이 정해 두었다면 워크플로입니다. 순서까지 AI가 스스로 정하면 AI 에이전트입니다. 어느 쪽이든 맡길 범위는 회사가 정하고 처리 기준은 회사가 알고 있어야 합니다.

Anthropic은 가능한 한 가장 단순한 해법을 찾고 복잡성은 필요할 때만 늘리라고 권합니다. 업무 순서가 글로 적혀 있으면 단순한 방식으로 충분한지 먼저 확인할 수 있습니다. 업무 순서가 글로 적혀 있지 않으면 어느 방식이 맞는지 판단할 근거가 없습니다.

업무 정리는 AI 에이전트 도입 전에 하는 일입니다. 직원이 어떤 자료를 받아 무엇을 확인하고 누구에게 전달하는지 순서대로 적어 두는 것이 그 내용입니다. 학원이라면 수강 문의 접수에서 안내까지, 시공 회사라면 견적 요청에서 현장 일정 확인까지가 범위가 됩니다. 어디까지 맡길지는 대표님이 정하시면 됩니다.

우리 회사 업무는 AI 에이전트에 맡길 만합니까?

순서를 글로 적을 수 있고 되풀이되는 업무가 AI 에이전트에 맞습니다. 직원의 시간을 많이 쓰는 반복 업무로는 다음 세 가지가 있습니다.

1. 같은 내용을 두 곳 이상에 옮겨 적는 일

2. 매달 정산과 보고서를 직접 만드는 일

3. 신청과 접수를 종류별로 나누는 일

옮겨 적기와 보고서 작성, 접수 분류는 받는 자료와 처리 기준이 정해져 있으면 AI 에이전트에게 맡길 수 있습니다. 처리 기준이 직원마다 다르면 기준부터 맞춰야 하고 그 기준을 글로 적는 일이 업무 정리입니다. 반복 업무에 쓰는 시간만큼 손님 응대와 상담에 쓸 시간이 줄어듭니다.

SAS(사스) 조사에서는 초기 단계에 머문 중소기업이 시험 도입을 넘어 넓혀 가려면 탄탄한 데이터 기반과 실행 규율이 더 필요하다고 나왔습니다. 데이터 기반은 업무 자료가 어디에 어떤 형태로 있는지 알고 있는 상태를 말합니다. 실행 규율은 정해 둔 순서를 지키는 습관을 말합니다. 업무 정리에서 자료 위치와 순서를 적어 두면 두 가지에 가까워집니다.

다음 상황에 해당하는 대표님께 잘 맞습니다.

1. 같은 내용을 두 번 옮겨 적는 직원이 있는 대표님

2. 매달 정산과 보고서 작성에 직원의 시간이 쓰이는 대표님

3. 쓰시는 프로그램은 바꾸지 않고 사이만 잇고 싶은 대표님

업무가 드물게 생기거나 처리 기준이 적혀 있지 않다면 업무 정리를 먼저 마치고 AI 에이전트 도입 여부를 대표님이 판단하실 수 있습니다. 그때는 반복 횟수와 처리 기준이 눈에 보이므로 도입 여부를 직접 비교하기 쉽습니다. 도입 시점은 대표님이 정하시면 됩니다.

업무를 맡기고 나면 하루가 어떻게 달라집니까?

먼저 달라지는 것은 직원이 옮겨 적고 나누고 만들던 시간입니다. 맡긴 업무가 정해 둔 기준대로 수행되면 변화는 다음 네 가지로 나타납니다.

1. 시간: 옮겨 적고 분류하던 시간이 줄어 손님 응대와 상담에 쓸 수 있습니다.

2. 꾸준함: 담당 직원이 자리를 비운 날에도 정해 둔 기준대로 접수가 나뉩니다.

3. 창구 확장: 신청과 문의가 들어오는 창구가 늘어도 적어 둔 기준을 같은 방식으로 적용할 수 있습니다.

4. 비용: 옮겨 적고 보고서를 만들던 직원의 인건비 부담이 줄어듭니다.

직접 하는 하루는 접수 내용을 옮기고 종류별로 나눈 뒤 월말에 보고서를 만드는 흐름입니다. 맡긴 하루에는 대표님이나 담당 직원이 결과를 확인하는 일로 바뀝니다. 업무 순서와 처리 기준이 글로 적혀 있어야 AI 에이전트가 같은 기준으로 일을 수행할 수 있습니다.

병원이라면 예약 변경 내용을 두 곳에 입력하던 시간이 줄어듭니다. 제조 회사라면 거래처 발주서를 종류별로 분류하던 시간이 줄어듭니다. 줄어드는 시간은 업무마다 다르므로 맡길 업무를 정한 뒤에 비교하셔야 합니다.

도입 전에 한 업무에 직원이 쓰는 시간을 기록해 두면 비교 기준이 생깁니다. 업무를 시작한 시각과 마친 시각을 직원이 적는 정도로 충분합니다. 이 기록은 도입한 뒤 결과를 확인하는 절에서 다시 쓰입니다.

도입하려면 대표님은 무엇을 먼저 정하시면 됩니까?

대표님이 하실 일은 처음에 기준을 한 번 정하는 것입니다. 버튼 하나로 알아서 움직이는 모습을 기대하실 수 있지만 그 버튼이 따르는 기준은 회사 업무에서 나옵니다. 정할 기준은 다음 세 가지입니다.

1. 맡길 업무 한 가지를 고릅니다.

2. 그 업무의 순서와 처리 기준을 글로 적습니다.

3. 사람이 확인하고 승인할 단계를 정합니다.

업무는 직원이 되풀이하는 일 가운데 시간이 많이 드는 일이 후보가 됩니다. 순서에는 무엇을 받아 무엇을 확인하고 누구에게 전달하는지가 들어갑니다. 예외도 함께 적습니다. 금액이 큰 건이나 처음 거래하는 곳의 건처럼 사람이 직접 보아야 하는 상황을 미리 적어 두는 것입니다.

사람이 확인하는 단계는 결과를 반영하기 전에 보고 승인하는 방식으로 둘 수 있습니다. 믿고 맡기는 방식으로 둘 수도 있습니다. 어느 쪽으로 시작할지는 대표님이 고르시면 됩니다.

개발사는 대표님이 정한 범위를 문서로 남기고 그 문서를 기준으로 개발합니다. 문서에 적히지 않은 업무는 개발 범위에 들어가지 않을 수 있습니다. 처음에 업무 한 가지로 시작하면 결과를 비교할 대상이 분명합니다.

정해 둔 기준은 업무가 바뀌면 다시 수정하실 수 있습니다. 수정할 때는 바꾼 내용을 문서에 남겨 두어야 개발 범위와 어긋나지 않습니다.

도입한 뒤에는 무엇을 보고 결과를 확인합니까?

적어 둔 업무 순서와 처리 결과를 나란히 놓고 비교하면 됩니다. 결과가 쌓이는 기록 문서나 관리자 화면에서 다음 네 가지를 봅니다.

1. 접수된 건수와 처리된 건수가 같은지

2. 종류별로 나뉜 결과가 적어 둔 기준과 맞는지

3. 사람이 확인하기로 한 예외 건이 담당 직원에게 전달됐는지

4. 업무에 쓰이는 직원의 시간이 도입 전 기록보다 줄었는지

처음에는 짧은 간격으로 보다가 결과가 기준대로 나오면 간격을 늘릴 수 있습니다. 확인 간격은 업무의 중요도와 건수에 따라 대표님이 정하시면 됩니다.

결과가 기준과 다르면 먼저 적어 둔 기준에 빠진 예외가 있는지 확인합니다. 예외를 기준에 추가하고 문서에 남기면 같은 상황이 다시 생겼을 때 같은 방식으로 처리하도록 수정할 수 있습니다. 기준을 적지 않은 업무는 무엇과 비교할지 정해져 있지 않아 이 확인이 어렵습니다.

확인은 도입 뒤에 새로 만드는 일이 아니라 업무 정리에서 적어 둔 순서와 기준을 다시 열어 비교하는 일입니다. 담당 직원이 바뀌어도 같은 문서를 기준으로 확인할 수 있습니다. 확인에서 나온 수정 사항은 문서에 이어서 남기시면 됩니다.

비용은 무엇에 따라 달라집니까?

맡길 업무의 범위와 정리 상태에 따라 비용이 달라집니다. 정해진 가격표는 없고 아래 다섯 가지 기준으로 견적 범위를 안내합니다.

1. 맡길 업무가 한 가지인지 여러 가지인지

2. 업무 순서와 처리 기준이 글로 적혀 있는지: 적혀 있지 않으면 업무 정리 단계가 범위에 들어갑니다

3. 연결할 프로그램이 몇 가지인지와 서로 자료를 주고받을 수 있는지

4. 직원이 결과를 확인하는 관리자 화면이나 입력 폼이 필요한지

5. 사람이 승인하는 단계를 둘지

이 다섯 가지를 알려 주시면 견적 범위를 안내할 수 있습니다.

문의하면 어떤 순서로 진행됩니까?

문의하신 뒤의 순서는 다음과 같습니다.

1. 문의: 프로젝트 문의하기에서 맡기고 싶은 업무를 남기시면 됩니다.

2. 상담: 비용 기준 다섯 가지를 중심으로 업무 내용을 듣습니다.

3. 범위와 견적 안내: 상담 내용에 맞춰 범위와 견적을 안내합니다. 견적을 보고 진행할지는 고객이 정하시면 됩니다.

4. 제작: 정한 범위를 문서로 남기고 그 문서를 기준으로 만듭니다.

5. 장치와 계정 인계: 프로젝트를 마치면 동작하는 장치와 계정을 넘겨드립니다.

그래서 AI 에이전트 도입을 지금 시작해야 합니까?

맡기려는 업무 한 가지를 직원 여러 명에게 순서대로 설명해 달라고 했을 때 설명이 같다면 AI 에이전트 도입을 알아보실 만합니다. 설명이 서로 다르다면 업무 정리에서 기준을 맞추는 시간이 먼저 필요합니다.